4 claves para consolidar un modelo de trabajo híbrido

El modelo híbrido de trabajo presencial y en remoto parece ser la “nueva normalidad” del trabajo pero ¿cómo se va a consolidar este nuevo modelo? Las interrogantes son muchas y afectan a temas tan diversos como son los propios contratos de trabajo, la comunicación entre los miembros de los equipos, el engagement con el propósito corporativo o el equilibrio entre presencialidad y virtualidad. Desde PwC, en su último boletín semanal “Ideas” avanzan 4 claves que pueden ayudar a los directivos a reflexionar sobre las distintas variables y diseñar el modelo más adecuado para su organización: 

1. Hay que replantearse el papel de la oficina

Para entender bien qué tareas son las más susceptibles de hacerse dentro o fuera de la oficina, planteamos el ejercicio de las Seis C, en el que dividimos las distintas acciones que tienen lugar en cualquier compañía:

  • Creación de producto: analizar información, hacer research, diseñar productos, procesar pedidos, escribir informes… Son labores que suelen ser llevadas a cabo individualmente, y en la mayoría de los casos pueden realizarse fuera de la oficina.
  • Colaboraciónbrainstorming de ideas, diseño y desarrollo de planes o resolución de problemas. Colaborar con el equipo de trabajo ha sido una de las razones principales por las que muchos empleados han vuelto a la oficina, pero lo cierto es que la pandemia también ha puesto en valor herramientas virtuales que pueden ser efectivas.
  • Comunicación: compartir información, actualizar el estado de los procesos, preguntar o dar feedback, hacer seguimiento comercial… Gran parte de estas actividades puede tener lugar a través de video, móvil, email o aplicaciones de mensajería. De nuevo, la pregunta: ¿cuándo supone una diferencia sustancial comunicar “en persona”?
  • Coaching: dar feedbacka los empleados. Antes de la pandemia, el coaching solía ser presencial pero teniendo en cuenta que suele ser un ejercicio cara a cara, puede virtualizarse de forma sencilla y efectiva.
  • Compromiso: La toma de decisiones y de compromisos suele tener lugar en entornos formales. ¿Cómo y cuándo se dan este tipo de encuentros en tu organización?
  • Construcción de comunidad y de la cultura corporativa: Las relaciones sociales son fundamentales para que los empleados se conozcan y forjen relaciones que enriquezcan el ambiente de trabajo. La última ‘c’ aglutina esas actividades que construyen

Aunque los últimos meses han mostrado que casi todas estas actividades pueden trasladarse a canales virtuales, una parte de ellas volverán a la oficina. La creación de productos, la comunicación y gran parte del coaching son actividades que encajan bien en la esfera virtual. Sin embargo, colaborar, comprometerse y hacer equipo requieren esencialmente de la implicación de cada uno de los profesionales. Y aunque esta puede darse en remoto, los beneficios de hacerla de manera presencial son evidentes.

2. Cuatro tipos de trabajadores muy distintos

Además de la actividad que se realice en cada momento, el esquema de trabajo mixto entre trabajo presencial y en remoto se verá muy afectado por la función de cada trabajador. Clasificarlos será esencial para entender y poder calcular quién estará en la oficina y, sobre todo, cuánto tiempo:

  1. Trabajan en equipo, pero no necesariamente tienen que hacerlo siempre en una oficina. Son investigadores, científicos, ingenieros, diseñadores o directores de proyectos. Es posible que necesiten ordenadores potentes o equipamiento especializado. Además, tendrán momentos en los que estar reunidos en persona sea más productivo. Sin embargo, si son capaces de trasladar al ámbito virtual sus reuniones diarias, la necesidad de pasar horas en la oficina puede ir cayendo significativamente.
  2. Forman parte de los servicios corporativos de la empresa. Incluyen desarrolladores y técnicos de IT, profesionales del marketing y la comunicación, contables, administrativos y especialistas de recursos humanos. Tienen patrones de trabajo muy variables y pueden trabajar en múltiples áreas dentro de la empresa. Trabajan en su puesto de trabajo o en salas de conferencias. A diferencia de los primeros, no suelen necesitar equipamiento especializado. Con mejoras en las herramientas de teletrabajo, su permanencia en la oficina podría estar en torno a dos tercios del tiempo.
  3. Son todos aquellos trabajadores de perfil más técnico, que necesitan un equipamiento muy específico como terminales personalizados y de gran potencia en la oficina para poder hacer su trabajo. Trabajan solos habitualmente, pero necesitan de un espacio específico. La movilidad para este grupo será bastante limitada.
  4. Nómadas.Son consultores, comerciales o desarrolladores de negocio muy enfocados a clientes, que también suelen trabajar solos, pero, que, a diferencia de los anteriores, pueden hacerlo desde casi cualquier lugar. Reducir sus horas de oficina a un 10% no es ninguna osadía, pues significaría ir dos días al mes, algo habitual para algunos errantes incluso antes del virus del Covid-19.

 

3. Reformas en la oficina

Todo apunta a que la oficina del futuro será principalmente un espacio de colaboración y de creación de comunidades, aunque algunas de las tareas seguirán necesitando de espacios individuales.

Ahora mismo, los directivos están enfocados en evitar que el virus se expanda asegurando la distancia de seguridad entre personas y reduciendo el aforo de la oficina a la mitad, como mínimo. Pero, una vez se controle la pandemia, es muy probable que las oficinas tengan que afrontar reformas importantes. Es previsible que los espacios reservados para hacer trabajos individuales pierdan importancia y que, a cambio, la ganen los espacios para socializar y colaborar.

Una vez que la empresa tenga identificadas las actividades y los distintos grupos, podrá hacerse una idea más realista de qué es indispensable hacer en la oficina y cuánto espacio necesita para ello. Imagina que tu grupo de nómadas necesita estar en la oficina solo un 10% del tiempo o un día cada dos semanas. Si tienes 100 nómadas, eso se traducirá en 10 puestos de trabajo físicos.

Y otro apunte. Como resultado de la pandemia, algunas empresas se están preguntando si pasar de un modelo de una única gran oficina en un centro urbano a un modelo radial, con una o dos oficinas en zonas urbanas y delegaciones en las afueras. Estas podrían acortar los desplazamientos al trabajo para aquellos empleados que viven en la periferia, facilitando la colaboración entre ellos. Además de alquilar oficinas, las empresas podrían considerar el uso de espacios de co-working.

 

4. Actualiza tus formas de trabajar

Las empresas que quieran evolucionar hacia un modelo híbrido fracasarán si no consiguen redefinir la manera en la que se trabaja en la organización. Antes de la pandemia, las políticas, los procesos y las maneras de trabajar partían de la base de que los empleados pasaban la mayor parte de su tiempo en la oficina. Ahora que mucha gente lo hace desde casa, las maneras de trabajar del pasado pasan a ser insuficientes o, incluso, a estar obsoletas. Para definir estas nuevas formas de trabajo, tienes que tener en cuenta claves como estas:

  • Normas y pautas claras. Establece parámetros de trabajo para las actividades repetitivas, y fija normas claras para comunicar y medir indicadores de rendimientos del negocio (KPIs), o cómo deberían organizarse las reuniones.
  • Rutinas. El trabajo a distancia requiere de rutinas. Algunos equipos requieren de reuniones diarias, otros semanales. También puede ser una buena idea programar pequeños eventos para que los equipos se encuentren y socialicen.
  • Herramientas y tecnología. En el estallido de la pandemia, la infraestructura tecnológica del trabajo en remoto pasó a ocupar un lugar central. Algunas empresas tenían protocolos ya en marcha. Otras no. Pero ya no hay excusa. Estas tecnologías tendrán que cumplir con estándares de seguridad y ser fácilmente accesibles.
  • Riesgo y control. La protección de datos siempre es una prioridad, pero trabajando en remoto las brechas de seguridad pueden llegar a comprometer seriamente la información de la empresa. La ciberseguridad y la protección de datos pasa a ser una cuestión aún más prioritaria.

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