Change Management: QUÉ ES y por qué es efectivo en los procesos de gestión del cambio

Por TIM CREASEY, Chief Innovation officer de Prosci.
Dentro del panorama de cambios en las organizaciones, nos encontramos con iniciativas que se cumplen en tiempo, dentro de presupuesto y con los requisitos técnicos, sin embargo, no generan los resultados esperados. ¿A qué se debe la brecha entre los requisitos y los resultados? Al empeño que dediquen las organizaciones a que sus empleados adopten y usen efectivamente el cambio que se está introduciendo. Esta es la realidad del cambio y el motivo de gestión del cambio.

¿A qué se debe la brecha entre los requisitos y los resultados? Al empeño que dediquen las organizaciones a que sus empleados adopten y usen efectivamente el cambio que se está introduciendo. Esta es la realidad del cambio y el motivo de gestión del cambio.

La gestión del cambio es la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio y alcanzar los resultados esperados. Con un enfoque en impulsar la adopción y el uso, apoya cambios holísticos y exitosos. En las últimas dos décadas, esta disciplina ha crecido y evolucionado enormemente y en este artículo queremos darle una base sólida para saber el qué, el por qué y el cómo de la gestión del lado humano del cambio para obtener resultados.
 
POR QUÉ Y QUÉ ES CHANGE MANAGEMENT 
Hoy en día estamos viviendo momentos de grandes cambios. Para poder sobrevivir y prosperar las organizaciones deben gestionar estos cambios de manera más ágil y rápido, pero muchas dejan el éxito del proyecto al azar. Change Management aumenta las probabilidades de éxito. Incluso cuando los cambios organizacionales cumplen con los requisitos técnicos y los hitos, aún puede haber algo que impida que se alcancen los resultados esperados. Entonces, ¿qué falta? La respuesta es simple: que las personas involucradas en el cambio adopten nuevas formas de trabajar.
  • Change Management es la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio y alcanzar los resultados deseados. Es, a la vez, un proceso y una competencia:
  • Como un proceso: La gestión eficaz del cambio sigue un proceso repetible y utiliza un conjunto holístico de herramientas para impulsar un cambio exitoso.
  • Como una competencia: Como una competencia para los líderes, Gestión de Cambio es un conjunto de habilidades que permite el cambio y crea una capacidad estratégica para aumentar la eficacia de la organización.
APLICACIONES EN 3 NIVELES 
Para las personas 
Permite el éxito de las personas apoyándolas en su proceso de cambio personal. Para que una organización cambie con éxito, las personas deben cambiar. El éxito de cada proyecto recae en última instancia en que cada empleado impactado haga su trabajo de manera diferente. En el caso de la metodología Prosci lo llamamos Modelo ADKAR®, un acrónimo que significa:
  • Awareness (consciencia) de la necesidad de cambio. 
  • Desire (deseo) de participar y apoyar el cambio. 
  • Knowledge (conocimiento) sobre cómo cambiar.  
  • Ability (habilidad) de demostrar nuevos conocimientos. 
  • Reinforcement (refuerzo) para sostener el cambio. 
En este ámbito, el change management se puede utilizar para:
  • Facilitar el cambio individual. 
  • Crear un lenguaje común para el cambio. 
  • Empoderar a los directivos y mandos.  
La consciencia es el primer hito del Modelo ADKAR®: saber por qué se realiza un cambio, la naturaleza del cambio y el riesgo de no cambiar, son clave para un cambio exitoso. Un cambio solo tiene éxito cuando cada empleado afectado ha alcanzado los cinco hitos descritos.
En un proyecto 
Permite aumentar los resultados y el retorno de la inversión al impulsar la adopción y el uso. Si bien el cambio se produce en una persona a la vez, la gestión del cambio a nivel de proyecto puede ayudar a facilitar este cambio entre los grupos. El proceso de 3 fases de Gestión de Cambio de Prosci guía a los líderes a través de las fases durante un proyecto:
Fase 1. Preparing for change. Se ayuda a los equipos de proyecto y de cambio a prepararse para diseñar sus planes de Gestión de Cambio respondiendo a preguntas como: ¿Por qué estamos realizando este cambio? ¿A quién afecta esta iniciativa y de qué manera? ¿Quiénes son los patrocinadores que debemos involucrar para que esta iniciativa tenga éxito?
Fase 2. Managing change: Se ayuda a que los individuos transiten por los 5 elementos del Modelo ADKAR® a través de la creación de planes de comunicación, la ruta del patrocinador, de coaching, de entrenamiento y de manejo de resistencia; la integración de Change Management y Project Management, y la ejecución de los planes para impulsar la adopción y el uso.
Fase 3. Reinforcing change: Se centra en mantener el cambio a lo largo del tiempo midiendo el desempeño y su impacto en los resultados de negocio, identificando las causas raíz de las desviaciones e implementando acciones correctivas y celebrando éxitos.
Para una empresa:
Facilita la mejora de la agilidad mediante la incorporación de gestión del cambio como una capacidad en la organización. Para tener éxito en un entorno de cambios simultáneos y continuos, las organizaciones deben hacer crecer su capacidad de cambio entendiendo que una capacidad de cambio madura significa:
  • Gestión del cambio es la norma en proyectos e iniciativas.  
  • Existen procesos y herramientas comunes de gestión del cambio.  
  • Tanto patrocinadores como mandos medios y empleados de primera línea conocen y cumplen sus roles para liderar el cambio.  
Hacer que la gestión del cambio sea una competencia interna incrementa de manera impresionante el éxito de los proyectos a lo largo de la organización y construye la capacidad para que las organizaciones tengan éxito ante cambios constantes.
BENEFICIOS Y RESULTADOS 
Con una capacidad de gestión del cambio integrada las organizaciones tienen 2 veces más proyectos exitosos ya que los empleados adoptan cambios más rápidos y más completos, se comprometen con la organización durante el cambio, entienden el porqué del mismo y tienen el tiempo y las herramientas necesarias para sentirse escuchados y construir su deseo de participar activamente en los cambios.

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