Cómo gestionar el tiempo en el teletrabajo

FRANCISCO JAVIER CANTERA HERRERO, Presidente de Auren BLC y de la Fundación Personas y Empresas.

¡Que levante la mano quien no ha tenido la sensación, durante estas las largas semanas de confinamiento, de estar viviendo una suerte de día de la marmota!

Las horas frente al ordenador se han convertido en una rutina excluyente que ha hecho que cualquier otra tarea sea ruido a nuestro alrededor. Nuestras parcelas de sueño, alimentación, trabajo y ocio se han visto alteradas y es hora de que retomemos el control de la gestión de nuestro tiempo.

Una de las situaciones habituales en este momento impulsivo de tecnología que todos llamamos teletrabajo -pero que en realidad es una telesobrevivencia o una teleconciliación- es la falta de tiempo.

Es normal la sensación de muchas horas de trabajo sin saber su nivel de productividad ni si se está satisfecho con el trabajo realizado. Trabajar más tiempo y la desazón de hacer sin saber si es útil no puede ser imperante en una apuesta racional como el teletrabajo. Cuando normalicemos la apuesta por el Smart Working (mezclando trabajo presencial, teletrabajo doméstico y teletrabajo deslocalizado) tenemos que evitar que nos condicione esta experiencia tan apresurada de trabajar en casa. Nos cambia radicalmente las condiciones, no tendremos que compatibilizar con funciones exógenas (gestión de los niños) y no tendremos a todo el mundo en teletrabajo continuo ni una supervisión tan repetitiva que justifique las labores directivas con una dictadura de teams continuos. Pero debemos aprender a gestionar el tiempo de trabajo en situaciones de teletrabajo, especialmente en entornos domésticos.

El tiempo es subjetivo y, curiosamente, hay gente que hoy en día dice que necesita ir a la oficina para conciliar mejor, pero hay que ser conscientes de la tendencia hacia modelos flexibles en los que la gestión del tiempo de trabajo va a ser fundamental. En la necesaria reflexión que hay que hacer en torno a ello hay varios consejos provenientes de la ciencia de la psicología a considerar:

Hay que disfrutar del tiempo: Y diferenciar lo secuencial (una cosa tras otra) de lo simultaneo (una cosa a la vez que otra). La microgestión del tiempo debe empezar por no subestimar su valor y centrarse en evitar las aceleraciones temporales. El ritmo de trabajo es una gran capacidad de tu percepción psicológica del disfrute. El estar ocupado no es sinónimo de ser productivo. Y de una vez, desechemos el mito de la multitarea. Neurológicamente se ha demostrado que no existe, sino que es la rapidez de ejecución y las visualizaciones alternativas de tareas lo que ocasiona el mito de la multitarea. Decía Marco Aurelio, gran gurú del tiempo, “haz menos, pero mejor”, y es que pensamos que el hacer se mide en cantidad cuando la productividad en la economía del conocimiento es un modelo de calidad y de resultados cualitativos.

No vale el mantra de “no tengo tiempo”: Nadie te dicta tu ritmo y tu agobio por el tiempo. La sociedad y la economía nos llevan a ser hiperactivos, la hiperactividad, a su vez, nos conduce a tener umbrales de aburrimiento muy bajos y, por lo tanto, estamos condenados a llenar el tiempo; entonces es cuando decimos que no tenemos tiempo. Si nos hicieran una auditoria de nuestra gestión del tiempo comprenderíamos cómo multitud de distractores llenan el espacio de tu tiempo. Está demostrado que la presión del tiempo disminuye la capacidad intelectual y creativa, y de hecho, el economista S. Maullainathan y el psicólogo E. Shafir en su libro “Scarcity” (escasez) nos hablan del túnel cognitivo de centrarnos en el objetivo y sólo en él, lo que nos hace perder perspicacia, capacidad de precisión y control. A la concentración hay que introducir momentos (momentos “cenicienta” lo llaman algunos autores) para que tengan el valor y el contexto del esfuerzo reclamado. Tan malo es procrastinar (dejar para mañana) que “precrastinar” (hacerlo todo hoy).

Equilibrar tu “tempo” a tus ciclos: En 2017 dieron el premio Nobel a Jeffrey C. Hall, Michael Rosbash y Michael W. Young, por identificar los mecanismos moleculares que regulan los ritmos circadianos y revitalizar el concepto de homeostasis, que es el equilibrio feliz que se dan cuando todos los ciclos vitales están equilibrados. El ciclo del sueño, el ciclo de la alimentación, el ciclo del trabajo y el ciclo del ocio, son cuatro partes de tu equilibrio. Comer, dormir, no hacer nada y trabajar deben resincronizarse diariamente para tener tu tempo. Lo homeostático es el concepto mejor de gestión del tiempo en el teletrabajo.

Todos deformamos el tiempo: Hay días largos extraordinarios y minutos maratonianos. El miedo, la tristeza y el aburrimiento enlentecen el tiempo y la felicidad lo acelera. Alargamos la pena del tiempo infeliz y minimizamos el placer del momento feliz. ¿Cómo podemos gestionar la deformación del tiempo?

Tomemos distancia psicológica de lo tedioso y pongamos los cinco sentidos en saborear los momentos felices. Y esta deformación a veces no viene solo de nosotros, también puede ser arrastrada por el ritmo de las multitudes, es decir, el entorno, los jefes, los compañeros, los compromisos sociales… todo ello puede hacer que deformemos nuestro tiempo. Los psicólogos llamamos a este fenómeno entrainment (arrastre), que es la capacidad que tenemos de sincronizarnos con cualquier ritmo que haya en nuestro ambiente. Muchas personas son arrastradas por las necesidades del tiempo de los demás. Nadie es el dueño de la gestión de tu tiempo, tú tienes la capacidad de sentir el tiempo y no estar obsesionado con el ritmo de los demás. Tu jefe puede exigirte resultados y tiempos, pero no cómo conseguirlos ni qué tiempo has de utilizar.

La dopamina del móvil: Sabemos que el cerebro se habitúa rápidamente a la dopamina y que cada vez genera más dosis. El concepto “adaptación hedonista” que nos lleva a querer la dopamina que genera tu móvil con las novedades de tus emails, WhatsApp, Tik-Tok, etc., funciona a todas horas. Las distracciones digitales son los ladrones de tu gestión del tiempo actual pero no debemos culpar a nuestra capacidad de distraernos de nuestra falta de tiempo. Es una capacidad “evolutiva” crucial para nuestra supervivencia, pero hay que evitar la sobrecarga de distracciones por sus dosis de dopamina. Ésta es nuestro principal estímulo para las prisas actuales, las prisas digitales nos encierran en nuestro tiempo como prisioneros de respuestas rápidas a noticias no propiciatorias a nuestro bienestar temporal.

Tener tiempo por no pensar en el tiempo: Uno de los razonamientos más sutiles es el concepto de saber “fluir” de Mihaly Csikszentmihalyi, que es el estado deliciosamente atemporal de estar feliz con lo que haces y cómo lo haces, sin preguntarte por el tiempo que te queda o que te falta en ese momento o acción. A la hora de invertir el tiempo en algo solemos subestimar las dificultades y sobrevalorar nuestras capacidades, y eso nos conduce inevitablemente a vivir inmersos en muchas prisas estresantes. Valorar y conocer el valor del tiempo a dedicar es una buena palanca de gestión del tiempo que se correlaciona con la asertividad: saber decir no cuando no es posible y saber decir sí cuando sí es posible.

Saber hacer pausas: Hay un artículo de los investigadores de la Universidad Ben-Gurion del Néguev (Israel), que demuestra la importancia de las pausas en las decisiones de los jueces cuando dictan las sentencias durante un periodo de diez meses. El saber hacer pausas para alejarte de tu trabajo, liberar la mente y no hacer nada es un buen recurso para canalizar la gestión de nuestro tiempo. Saberse abandonar en las pausas o ver con anhelo el famoso documental de animales de la 2, es higiénico en tu gestión del tiempo. Los psicólogos han demostrado que todo lo que recompensa hace que los placeres se transformen en tarea. Hay que acompasar atención y vagabundeo, porque no podemos mantener una atención constante que convierte el trabajo en rutina y no en placer.

Estas reflexiones, que provienen de la ciencia de la Psicología, nos llevan a superar esos consejos de periódico dominical, fáciles de escribir y de incierta productividad. En estos días, multitud de chamanes de la autoayuda hablan de lo importante que es quedar con amigos, tener rutinas, separa las funciones de trabajar y de ser padres, etc., pero la dura realidad está llena de prisas, distracciones y exigencias externas, y ante ella, no vale la charlatanería de café. Lo que la ciencia ha demostrado en Psicología son estos consejos:

Para disfrutar el tiempo marca tú el ritmo 

  • No tener tiempo para nada te hace ser menos productivo.
  • Que en el equilibrio de los ciclos vitales está tú felicidad.
  • Deforma tu tiempo y que no te lo deformen otros o el entorno.
  • Las distracciones digitales son adictivas y te rompe tu ritmo.
  • Valorar tu tiempo genera menos estrés.
  • Hacer pausas genera mayor productividad.

Con estas conclusiones me gustaría apelar a una nueva forma de gestionar los tiempos en el teletrabajo. Solemos trasladar el modelo de gestión del tiempo presencial (el camino de ir al trabajo, los cafés, los tiempos establecidos de estancia, el camino de vuelta del trabajo) a un modelo de teletrabajo donde no hay camino, no hay estancia y no hay momentos de pausa con compañeros. Pero en un modelo de trabajo en remoto es preciso gestionar el tiempo de otra forma:

Planifica tu tiempo aceptando el trabajo y no pensando sólo en los plazos. 

El tiempo es relativo no absoluto, no por dedicar más tiempo voy a ser más productivo y creativo. Recordar el método tan sencillo llamado METODO POMODORO, donde cada 25 minutos de trabajo dedicas cinco a vagabundear mentalmente y volvemos a otro lapso de 25 minutos.

  • Equilibra tus tiempos vitales: dormir, comer, trabajar y no hacer nada. Las tareas familiares son trabajo y no, no hacer nada.
  • Cuando tengas que hacer un esfuerzo de tiempo por demandas del entorno y/o empresa, se tu quién decida como lo vas a deformar y piensa en su reequilibrio posterior.
  • Como dispara tu dopamina el ver el móvil, ejercer tu control desafiando los momentos de las novedades por el móvil. El no saber lo último no te hace pensar, sino simplemente te genera agobio temporal. Gestionar tu adicción a la novedad del móvil.
  • No infravalores los trabajos ni sobrevalores tu capacidad, un procesamiento equilibrado de lo que me exigen y del esfuerzo a realizar pasa, te permitiría no estar agobiado.
  • Haz pausas para distraerte porque así mejora tu concentración, pero no cifres tu placer en las penas, sino en todo el proceso de trabajar y pausar.

Mas allá de estas recomendaciones hay una premisa básica: tu esencia humana se basa en a qué dedicas tu tiempo porque el principal valor que tienes es tu disfrute vital. Por eso y para acabar, tal y como decía mi abuelo, el tiempo no es oro, el tiempo es tu oro.

 

 

Pensamos que el hacer se mide en
cantidad cuando la productividad en la economía del conocimiento
es un modelo de calidad y de
resultados cualitativos

 

 

 

Artículo publicado en la Revista de Observatorio de Recursos Humanos N° 157 Junio 2020


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