Coronavirus: Guía para gestionar equipos remotos

Con el aumento descontrolado del COVID19 estos últimos días, el escenario laboral chileno ha cambiado drásticamente. Hemos pasado de organizarlo todo en la oficina a tener que reorganizar todo en remoto. Aquí es cuando surgen las dudas y las preguntas.

Para ayudarnos a solventar todas estas cuestiones y aprovechar esta oportunidad para que Chile dé un paso al frente en el teletrabajo, Auren BLC ha puesto a nuestra disposición una pequeña píldora informativa con 12 claves para gestionar equipos remoto.

Gracias a esta guía, los managers tienen la oportunidad de adquirir y desarrollar nuevas habilidades orientadas a capear con este nuevo clima laboral que se nos presenta.

1.- Confía en tu gente

Están tan desconcertados como tú, también les pilla de nuevas … y también quieren que la cosa funcione. Quizá en un primer momento cueste un poco arrancar. Habrá que redefinir algunas cosas y generar nuevos hábitos, pero no estar presentes no significa no estar atentos.

Trabajar en entornos distribuidos y dispersos no es nuevo. Muchas profesiones llevan años haciéndolo, incluso antes de que se inventase el teletrabajo o el smartjob. Equipos de ventas, transportistas, servicios de multiasistencia, que funcionan porque tienen claro lo que hay que hacer … y lo hacen.

  • Piensa bien de tu gente. Quien trabaja bien va a seguir trabajando bien. Y quien no lo hace tan bien, no lo hará mucho peor.
  • Sé realista … pero no pesimista. La situación no es fácil, pero la podemos aprovechar para mejorar nuestro modo de trabajar
  • No reacciones por impulso ni de forma meramente reactiva: hay un cambio importante en la forma de trabajar, dedica tiempo a gestionarlo y a estabilizarlo.
  • Diles explícitamente que crees en ellos … y díselo porque sea verdad

No es un problema de tecnología, sino una cuestión de pautas de gestión, hábitos de trabajo y cultura de confianza y responsabilidad.

2.- Reenfoca el trabajo y la forma de organizarlo

Cuando estamos todos juntos es más fácil tener la sensación de que sabes qué está haciendo la gente, pero a veces es una mera sensación. Es cierto que resulta más sencillo reasignar o reorganizar las tareas, y suplir sobre la marcha los cambios que sugen … o las carencias previas de planificación.

Es una buena oportunidad para revisar nuestra planificación del trabajo. Quizá sea, incluso, el momento de cambiar nuestro concepto del trabajo no como algo que se asigna sino como algo que se asume. Y pasar de la gestión “por presencia” a la gestión por tareas.
  • Revisa la planificación e identifica bloque de tareas específicos y bien definidos
  • Estima de una forma más precisa la carga de trabajo que implican las tareas que realiza tu equipo.
  • Comparte con el equipo el objetivo a medio plazo y define con ellos el plan de trabajo.
  • Establece los indicadores de seguimiento y reporte
El voluntarismo no funciona. Identifica qué hay que hacer y distribuye el trabajo para que lo podamos hacer.
3.- Redescubre la tecnología de tu empresa

Consulta con tu área de IT o con un especialista qué herramientas están a tu disposición. Escoge la más adecuada al tipo de trabajo que harán. Generalmente todas las herramientas funcionan muy bien, pero debes intentar asegurar que la calidad del sonido y o imagen sea buena.

Las personas tienden a desconectar mentalmente si no pueden seguir lo que se está diciendo o si se sienten excluidos.

  • Considera conexiones por cable vs wifi
  • Mejor simple y que funcione, que muy sofisticado y que sea un lío
  • Procura que sea fácil compartir y archivar documentos
  • Si todo está en un mismo entorno, mejor. Integrado es más fácil. Pero es más importante que la gente esté cómoda con las herramientas, que las herramientas en sí
  • Cuida a las personas a las que les cuesta más o tienen dificultades de conexión. Arregla el problema
    Microsoft ofrece usar Teams de manera gratuita 6 meses. APROVECHA. No es publicidad, es que la herramienta es útil. ¡¡¡ El único riesgo es que te acostumbres a ella !!!
No permitas que haya náufragos tecnológicos. Si alguien tiene algún problema invierte tiempo en solucionarlo
4.- Familiariza al equipo con el entorno virtual

En tu primera conexión con el equipo dedica un tiempo a que jueguen con la herramienta que hayas seleccionado para las reuniones y descubre todas sus funcionalidades. Deja que lo prueben todo, que lo exploren de una manera que sea práctica y divertida. Anima a todos a que pierdan el miedo a la herramienta.

  • Propón que cada persona comparta un documento
  • Prueba editar un documento en equipo
  • Haz una prueba con el chat
  • Prueba un “hombre al agua” … qué pasa cuando alguien se cae del grupo. Protocolo para recuperarlo
  • Comprueba que todos tengan buena conexión. Prueba cable vs wifi
La tecnología es una aliada, no una enemiga, pero puede resultar un poco antipática hasta que se le conoce
5.- Gestiona la Incertidumbre y la Motivación

Si ha habido algún cambio en los roles, las responsabilidades, tareas, objetivos y relaciones, asegúrate de que todo queda claro para todos y que si hay alguna duda se comunique. Comunica el mapa de funcionamiento del equipo en grupo y repásalo en las reuniones individuales.

Ante la incertidumbre:

  • Ayuda al equipo a centrarse en lo que sabe en vez de lo que no sabe.
  • Ayuda al equipo a centrarse en lo accionable, las pequeñas metas que nos van a ayudar a progresar.
  • Motiva al equipo agradeciendo su compromiso.
  • Celebra los hitos conseguidos, los éxitos y los progresos.
  • Publica resultados para que todo el equipo vea el progreso.
  • Mantén las reuniones individuales y refuerza la aportación y colaboración de cada persona del equipo.

Quién dijo «no news, good news» se equivocaba. Si no hay noticias, la gente se encuentra perdida. Ayúdalos a que sepan dónde están.

6.- Crea reuniones dinámicas y ágiles

Organiza las reuniones de tal manera que haya una parte informativa y una parte participativa. Desde el inicio pacta con los miembros del equipo las normas de las reuniones. Refuerza la importancia de las reuniones como parte de funcionamiento del equipo. Envía la agenda de la reunión antes y asegúrate que cada persona sepa qué tiene que aportar a la reunión y por qué.

Organiza reuniones rápidas y enfocadas a ayudar al progreso del equipo, informar sobre cambios y avances vs largas reuniones discurso.

Incluye:

  • Rondas de puesta al día
  • Rondas de preguntas
  • Rondas de aportaciones
  • Rondas de votos
  • Reunión semanal de objetivos

¿Trabajas o te reunes? Intenta que ambas cosas sucedan a la vez

7.- Crea rituales

Todos los equipos necesitan rituales y los equipos remotos además necesitan que estos se refuercen y se sigan a rajatabla. Cierra reuniones obligatorias a la misma hora mismo día.

Crea rituales de inicio, de participación y de cierre.

  • Ritual de apertura: Una ronda rápida de “en qué estoy trabajando, qué terminé ayer, qué voy a terminar hoy y qué necesito”.
  • Ritual de conexión: «ventanas» de disponibilidad, protocolos de contacto, acuerdos de tiempos de respuesta …
  • Ritual de cierre: Una ronda de feedback positivo o un agradecimiento.
Somos lo que hacemos una y otra vez… La excelencia no es un acto, sino un hábito. Aristóteles
8.- Gestiona bien la comunicación

Las diferencias en comunicación se amplifican con la distancia.

Piensa en las diferentes maneras de comunicar de las personas del equipo. Quién necesita más detalle, quién más dirección y a quién le vale con un objetivo y un deadline.

Asegúrate de que la información que fluye en el equipo sea compresible para todos, que todos la reciban en la cantidad y calidad suficiente.

  • Sé explicito en las invitaciones a participar en las conversaciones
  • Sé inclusivo, procura ajustar tu mensaje a todos y facilita que todos participen y aporten sus puntos de vista.
  • No dejes que se use más de un «idioma», ceñiros al idioma del equipo
  • Verifica que todos entienden los mismo para que no haga cada uno lo que le parezca

La comunicación no lo es todo, pero es la herramienta con la que gestionamos casi todo. Procura que no falle.

9.- Crea una cafetería virtual

La máquina del café es una parte fundamental de las estructuras informales de las organizaciones. Crea un espacio informal para el equipo. Una plataforma para comunicación informal y divertida.

  • Invita al equipo a un café virtual de vez en cuando para hablar de temas no de negocio.
  • Contribuye a que unos y otros sepan cómo andan los demás.
  • Promueve la diversión en la cafetería.

Somos seres sociales. Crea el espacio y el momento para cuidar las relaciones.

10.- Da visibilidad y reparte responsabilidad

Establece un sistema rotativo de organización de reuniones de equipo de manera que todos tengan la oportunidad de organizar un encuentro virtual aportando nuevas ideas y maneras de hacerlo.

Esto aporta a la motivación y la responsabilidad del equipo.

  • Crea un entorno donde llevar la reunión sea un reto y privilegio.
  • Que sea divertido y que todos, por turnos, se puedan lucir.

Aprovecha el nuevo entorno para promover nuevos retos.

11.- Respira, cede el control

En la distancia la sensación de control sobre el trabajo se desvanece. No podrás controlar todo lo que hace el equipo así que:

  • Plantea el trabajo por tareas y objetivos cumplidos v/s por horas realizadas.
  • No intentes controlar las horas haz un seguimiento de los deadlines.
  • ¡Sí! Acéptalo, alguien puede que trabaje en pijama.
Propón el «qué» deja que ellos definan el «cómo»
12.- Lidera con el ejemplo

Debes liderar en todo lo arriba mencionado.Sé estricto contigo mismo en temas de puntualidad, agilidad, aportación de valor y diversión.

Debes ser el modelo a seguir.

  • Transmite confianza
  • Organiza el trabajo de forma realista
  • Haz un esfuerzo con la tecnología
  • Así podrás ayudar a tu equipo a colaborar de modo virtual
  • Motívate para poder motivar
  • Organiza bien las reuniones
  • Demuestra comodidad con los nuevos hábitos y ritos
  • Sé generoso: dedica tiempo a comunicarte con tu gente
  • Interésate por las personas
  • No acapares, reparte
  • Mantente calmado para transmitir seguridad.
  • Lidera tu propio aprendizaje en esta situación.

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Este artículo fue originalmente publicado el 16 de marzo 2020 por ORH. Todos los derechos reservados,

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