CONSEJOS PARA IMPLEMENTAR UNA POLÍTICA DE GASTOS ALREDEDOR DEL TELETRABAJO 

Editorial ORH Chile20 agosto 20208min
Compensación

Vivimos en tiempos nuevos sin precedentes que está sometiendo a revisión todas las estrategias empresariales y los procesos que la vehiculaban hasta antes de la pandemia.

El trabajo desplazado a los hogares de los trabajadores haya supuesto que las organizaciones movilicen recursos tecnológicos para hacerlo posible, y también el propio trabajador ha puesto a disposición de su tarea diaria sus propios recursos domésticos en forma de wifi, línea telefónica, luz, etc. Las políticas de gastos tampoco serán igual en el post-Covid. Vivimos en tiempos nuevos sin precedentes que está sometiendo a revisión todas las estrategias empresariales y los procesos que la vehiculaban hasta antes de la pandemia. El trabajo desplazado a los hogares de los trabajadores haya supuesto que las organizaciones movilicen recursos tecnológicos para hacerlo posible, y también el propio trabajador ha puesto a disposición de su tarea diaria sus propios recursos domésticos en forma de wifi, línea telefónica, luz, etc. Las políticas de gastos tampoco serán igual en el post-Covid.

Trabajar desde casa se ha convertido en la nueva normalidad. Atrás han quedado las oficinas vacías mientras que los empleados han tenido que adaptarse a nuevas formas de conectarse y de realizar su trabajo desde casa. Las personas que normalmente acudían a una oficina y utilizaban los recursos que ésta les ofrecía ahora tienen que utilizar sus propios ordenadores y su conexión a Internet, además de buscar un espacio en sus casas que haga las veces de home office. 

Dado que la mayoría de las organizaciones han tenido que adaptarse rápidamente para responder a las necesidades de teletrabajo que pedían los gobiernos estatales y locales, muy pocas han tenido la oportunidad de pensar en cómo afectará esto a su actual política de gastos. ¿Se reembolsará a los empleados por la banda ancha, los gastos de Internet o los puntos de acceso a la red? ¿Qué pasa con el mobiliario de oficina, las actualizaciones de software o el café y el agua embotellada que solían obtener de forma gratuita? 

Aunque las respuestas serán diferentes para cada empresa, una cosa es cierta: crear y publicar una política de gastos de «continuidad del negocio/trabajo desde casa» reducirá la confusión de los empleados, sus directivos y del área de finanzas en una época en la que todo ya es bastante difícil.

INTERNET Y PLANES DE TELEFONÍA 

Lo más probable es que muchos empleados tengan algún tipo de conectividad en casa, ya sea banda ancha, cable o fibra óptica, así como un plan de telefonía. Los planes y velocidades que eligieron se basaron en la disponibilidad, los costes y las necesidades de la familia, no en un escenario de ocho horas de trabajo desde el hogar.

Si ese empleado requiere más ancho de banda o una transición de un plan de datos limitado a uno ilimitado, ¿pagará la empresa por esa actualización? 

Si un cambio de plan requiere un compromiso semestral/anual, ¿continuará pagando por la actualización durante el tiempo que dure, incluso después de que esos empleados regresen al trabajo? 

Si el empleado vive en una zona más remota, o en algún lugar donde Internet es irregular, poco fiable o no está disponible, ¿proporcionará o reembolsará un punto de acceso a la telefonía móvil?

TECNOLOGÍA INFORMÁTICA, PERIFÉRICOS Y ACCESORIOS 

Trabajar a distancia requiere la combinación adecuada de hardware y accesorios -desde ordenadores portátiles e impresoras hasta cámaras, altavoces y auriculares- además de esos suministros básicos de oficina que, en las empresas, están en un cajón del escritorio.

  1. ¿Suministrará la empresa este material o los empleados complementarán lo que tienen con nuevas compras?
  2. ¿Cuál es el proceso de aprobación previa?
  3. ¿Proporcionará una asignación de gastos, o proporcionará una lista estandarizada de compras, marcas y proveedores permitidos?
  4. ¿Qué sucede con las nuevas compras cuándo los empleados regresen a las oficinas?

MUEBLES DE OFICINA 

Algunos de los empleados ya tendrán un espacio designado para trabajar desde casa, mientras que otros tendrán que hacerlo desde un dormitorio, un taburete o una mesa de comedor, un ambiente de trabajo que no es propicio para trabajar durante semanas.

  1. ¿Suministrará o reembolsará la compra de un escritorio, una silla de oficina, un soporte de monitor o una lámpara?
  2. ¿Proporcionará una ayuda para gastos o permitirá a los empleados pedir un tipo de silla o un tipo de escritorio a un proveedor específico?

CLIENTES Y PROSPECTS 

Uno de los mayores desafíos para los comerciales y directores de cuentas es construir continuamente relaciones con los clientes y prospects en un momento en que las reuniones cara a cara no son posibles. Por lo tanto, habrá que ser creativos, como por ejemplo, tener una reunión de almuerzo virtual con un cliente y que le entreguen su almuerzo favorito. Además, los directores de cuentas pueden enviar a todos sus clientes «kits de supervivencia en cuarentena» u otras pequeñas muestras para levantar el ánimo de éstos.

Es importante identificar las pautas de una política en torno a estos artículos de regalo, los umbrales de coste, los asuntos regulatorios y cualquier preaprobación requerida, para que los empleados se mantengan conectados con sus clientes, pero también para que cumplan durante este tiempo.

CONSEJOS PARA IMPLEMENTAR UNA POLÍTICA DE GASTOS ALREDEDOR DEL TELETRABAJO 

Ante los cambios que ha traído consigo la pandemia, es importante reaccionar de forma rápida con una política provisional de gastos. Para ello se recomienda:

  • Formar un equipo ad hoc que revise y aporte sus ideas a esta política.
  • Averiguar si han recibido preguntas sobre otros tipos de gastos de sus empleados que no se hayan planteado e incluya políticas al respecto.
  • Comunicar las políticas nuevas o actualizadas de manera clara y regular a los empleados, para que todos estén al tanto de los cambios.
  • Facilitar la creación y presentación de las solicitudes de reembolso de gastos.
  • Ofrecer a los empleados la oportunidad de hacer fotos de los recibos y completar la solicitud en sus ordenadores o móviles para acelerar y simplificar el proceso y facilitar el seguimiento de los gastos inesperados.
  • Analizar de qué manera esta política adicional afecta a cualquier política existente que tenga para el personal que era trabajador en remoto mucho antes del COVID-19.

Escrito por JOÃO CARVALHO, para Observatorio de Recursos Humanos N° 157


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